Capacity Planning

Capacity Planning en Resource Allocation

Sales heeft een fantastisch kwartaal. Drie grote deals gesloten, samen goed voor €1.2 miljoen. De champagne gaat open.

Zes weken later is de sfeer anders. Production manager in paniek: “We kunnen dit niet leveren. We zitten vol tot Q3. En voor die custom configuratie hebben we geen capaciteit.”

De klanten zijn beloftes gedaan. Leverdata zijn genoemd. Nu blijkt dat niemand heeft gecheckt of die leverdata haalbaar waren.

Dit is wat er gebeurt als sales en operations niet verbonden zijn.

Het probleem: sales verkoopt in een vacuüm

In veel manufacturing bedrijven opereert sales los van capaciteitsrealiteit:

Geen inzicht in beschikbare capaciteit

Sales weet niet hoe vol productie zit
Geen zicht op bottlenecks of constraints
Leverdata worden geschat, niet gevalideerd

Geen feedback loop

Operations hoort pas laat over nieuwe deals
Geen input op haalbaarheid tijdens sales proces
Verrassingen bij order intake

Conflicterende prioriteiten

Sales wil snel leveren (klant tevreden)
Operations wil efficiënt plannen (kosten laag)
Niemand optimaliseert voor beide

Het resultaat: overbelaste productie, gemiste leverdata, ontevreden klanten, gefrustreerde teams.

Waarom capacity alignment cruciaal is

Betrouwbare leverbeloftes Je kunt alleen leverdatums beloven die je kunt waarmaken. Dat vereist inzicht in wat er al gepland staat.

Betere deal kwalificatie Sommige deals passen niet in je capaciteit. Beter om dat te weten tijdens de sales cycle dan na de handtekening.

Margin bescherming Rush orders en verstoorde planning kosten geld. Betere planning = betere marges.

Klantervaring Niets beschadigt vertrouwen zo als gemiste leverdata. Underpromise and overdeliver vereist capaciteitsinzicht.

Capacity Planning Framework

1. Definieer je capaciteitsmodel

Wat is je constraint? Waar zit de bottleneck?

Typische constraints in manufacturing:

Type	Constraint	Meeteenheid
Machine-bound	Beschikbare machine-uren	Uren per periode
Labor-bound	Beschikbare arbeid	FTE of uren per periode
Assembly-bound	Eindmontage capaciteit	Units per periode
Supply-bound	Beschikbaarheid componenten	Doorlooptijd leveranciers

Capaciteit berekenen:

Beschikbare capaciteit =
  (Aantal resources × Uren per resource × Beschikbaarheid)
  - Geplande onderbrekingen
  - Buffer voor variabiliteit

Voorbeeld:

3 CNC machines × 16 uur/dag × 5 dagen × 85% efficiency = 204 uur/week
Gepland onderhoud: 8 uur/week
Buffer (20%): 39 uur
Netto beschikbaar: 157 uur/week

2. Bouw capaciteitsvisibility voor sales

Sales heeft geen gedetailleerde planning nodig, maar wel inzicht in:

Huidige bezetting

Groen/geel/rood indicator per periode
“Q2 is voor 85% gevuld, Q3 voor 60%”

Doorlooptijden

Standaardproducten: X weken
Custom producten: Y weken + engineering
Huidige lead time vs. normaal

Bottleneck alerts

“Custom engineering heeft 6 weken wachttijd”
“Specifieke component heeft lange lead time”

Beschikbaarheid check

“Kan ik 10 units X leveren in week 26?”
Ja/nee/onder voorwaarden

3. Integreer in het offerteproces

Capacity check moet onderdeel zijn van offerte-creatie, niet een afterthought.

Bij standaard producten:

Automatische beschikbaarheidscheck
Systeem suggereert leverdata
Sales kan committen binnen parameters

Bij custom producten:

Engineering capacity check (naast productie)
Expliciete goedkeuring voor leverdate
Buffer ingebouwd voor complexiteit

Bij grote orders:

Productie review voordat offerte uitgaat
Impact assessment op andere orders
Alternatieve scenario’s (faseren, uitbesteden)

4. Creëer cross-functionele afstemming

Capacity planning is een team sport.

Wekelijks: Sales-Operations sync

Welke grote deals komen eraan?
Wat is de verwachte timing?
Zijn er capacity concerns?

Maandelijks: Demand-Supply review

Pipeline vs. capaciteit mismatch?
Anticiperen op pieken/dalen
Beslissingen over resources

Quarterly: Capacity planning

Vooruitkijken 3-6 maanden
Investment beslissingen (extra capaciteit?)
Seasonality planning

5. Manage de exceptions

Niet elke order past in het standaardproces.

Rush orders:

Duidelijke criteria: wanneer is rush acceptabel?
Impact assessment: wat moet wijken?
Kosten: rush order toeslag?
Goedkeuring: wie beslist?

Overload situaties:

Prioritering: welke orders eerst?
Uitbesteding: kunnen we extern bijschakelen?
Communicatie: proactief klanten informeren
Sales: tijdelijk minder aannemen?

Onderload situaties:

Sales acceleratie: deals naar voren trekken
Voorraadproductie: standaard items op stock
Flexibilisering: personeel uitwisselen

Capacity in je systemen

ERP/MRP

Master production schedule
Rough-cut capacity planning
Detailed scheduling

CRM

Opportunity met verwachte leverdatum
Link naar capacity check
Alerts bij capacity risk

Dedicated capacity planning tools

Visual planning boards
What-if scenario’s
Bottleneck analyse

Simpele start: Spreadsheet

Capaciteit per week/maand
Geplande orders
Pipeline orders (gewogen)
Delta = beschikbaar

Metrics voor capacity management

Metric	Definitie	Target
On-time delivery	% orders op tijd geleverd	Boven 95%
Capacity utilization	% capaciteit benut	75-85%
Lead time accuracy	Afwijking werkelijk vs. gepland	Binnen 10%
Rush order %	% orders als rush behandeld	Onder 10%
Quote-to-delivery cycle	Dagen van offerte tot levering	Stabiel of dalend

Veelgemaakte fouten

1. 100% bezetting nastreven

Geen buffer = geen flexibiliteit = gemiste leverdata.

2. Planning in Excel die niemand update

Een planning die niet actueel is, is nutteloos.

3. Sales buiten de loop houden

Als sales geen inzicht heeft, kunnen ze geen realistische beloftes doen.

4. Alleen korte termijn plannen

Je moet 3-6 maanden vooruit kijken om problemen te voorkomen.

5. Geen eigenaar

Als niemand verantwoordelijk is voor capacity alignment, gebeurt het niet.

Quick wins

Deze week: Vraag productie: “Hoe vol zitten we de komende 8 weken?” Plot het op een simpele grafiek. Deel met sales.

Deze maand: Creëer een standaard lead time tabel per productcategorie. Maak het beschikbaar voor sales.

Dit kwartaal: Implementeer een wekelijkse sales-operations sync. 30 minuten, vaste agenda: komende deals en capacity status.